6 Strategi Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas

Sukoharjonews.com – Salah satu cara termudah untuk membangun keterampilan manajemen waktu Anda adalah dengan menerapkan strategi manajemen waktu yang sudah teruji ke dalam rutinitas harian Anda. Strategi manajemen waktu membantu Anda menetapkan batas waktu untuk bekerja, menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu, dan menjadwalkan hari Anda dengan lebih tekun.

Dilansir dari Asana.com, Minggu (24/11/2024), berikut ini sejumlah strategi manajemen waktu:

1. Pengaturan Waktu
Timeboxing adalah strategi manajemen waktu yang berorientasi pada tujuan di mana Anda menyelesaikan pekerjaan dalam “kotak waktu”. Strategi ini sangat efektif jika Anda tidak yakin berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan ingin mengerjakan daftar tugas Anda dengan lebih terencana.

Timeboxing membantu Anda memecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, lalu menyelesaikan bagian-bagian tersebut dalam waktu yang wajar. Setiap tugas harus memiliki timebox uniknya sendiri yang berlangsung tidak lebih dari tiga jam. Misalnya, jika Anda perlu menulis posting blog, Anda dapat membuat timebox dua jam untuk menulis kerangka. Kemudian setelah beristirahat, Anda dapat membuat timebox tiga jam lagi untuk memulai draf pertama. Dengan memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, Anda dapat membuat kemajuan yang stabil menuju tujuan Anda selama beberapa hari atau minggu.

2. Pemblokiran waktu
Pemblokiran waktu mirip dengan timeboxing, tetapi alih-alih menjadwalkan waktu tertentu untuk setiap tugas, Anda akan berlatih memblokir periode tertentu di kalender Anda untuk pekerjaan terkait. Saat Anda menggunakan pemblokiran waktu untuk menjadwalkan pekerjaan, Anda secara efektif membagi minggu kerja menjadi slot waktu terpisah tempat Anda dapat mengerjakan proyek, berkomunikasi dengan rekan kerja, beristirahat, atau bahkan berolahraga. Pemblokiran waktu dapat membantu Anda mendedikasikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang mengalir dan mendalam dengan memungkinkan Anda untuk fokus tanpa gangguan.

Untuk membuat blok waktu, mulailah dengan menentukan prioritas harian atau mingguan Anda. Kemudian, kelompokkan tugas-tugas serupa sehingga Anda dapat mengerjakannya dalam satu blok waktu. Terakhir, berlatihlah menjadwalkan blok waktu fokus pada kalender Anda untuk membantu Anda mematuhi jadwal yang telah Anda blokir.

3. Metode Pomodoro
Mirip dengan timeboxing dan time blocking, metode Pomodoro dan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu pendek kemudian beristirahat di antara sesi kerja. Strategi manajemen waktu Pomodoro sangat membantu karena secara aktif mendorong istirahat teratur, yang baik untuk motivasi intrinsik —dan baik untuk otak Anda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa beristirahat membuat orang lebih kreatif .

Untuk menggunakan metode Pomodoro, Anda memerlukan pengatur waktu, daftar tugas yang diprioritaskan, dan fitur “tunda” pada notifikasi Anda. Mulailah dengan menyetel pengatur waktu selama 25 menit, dan cobalah untuk menghabiskan waktu tersebut secara eksklusif untuk mengerjakan suatu tugas—hindari memeriksa pesan teks atau media sosial jika memungkinkan. Kemudian, setelah waktu habis, beristirahatlah selama lima menit.

Idealnya, usahakan untuk melakukan sesuatu yang bersifat fisik selama waktu istirahat, seperti mengambil camilan atau berdiri untuk melakukan peregangan—tetapi tidak apa-apa untuk memeriksa perangkat Anda atau melihat apakah Anda mendapat ping penting saat Anda sedang fokus pada tugas Anda. Ulangi proses bekerja selama 25 menit dan kemudian istirahat selama lima menit sebanyak empat kali. Kemudian, setelah sesi kerja keempat, istirahatlah selama 20-30 menit.

4. Makan Katak
Mark Twain pernah berkata, “Jika pekerjaan Anda adalah memakan katak, sebaiknya lakukan itu di pagi hari.” Strategi manajemen waktu Eat the Frog terinspirasi dari kutipan ini dan mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas besar atau rumit terlebih dahulu sebelum mengerjakan pekerjaan yang kurang penting atau kurang mendesak. Strategi ini sangat membantu jika Anda membagi hari-hari Anda antara pekerjaan rutin harian dan tugas-tugas berprioritas tinggi.
Dengan metode Eat the Frog, Anda dapat memastikan bahwa Anda mengerjakan pekerjaan terpenting Anda setiap hari.

Untuk memulai strategi manajemen waktu ini, pastikan Anda melacak pekerjaan dan prioritas Anda dalam alat terpusat. Cari cara untuk menghubungkan tugas harian Anda dengan tujuan perusahaan. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi tugas mana yang harus diprioritaskan setiap hari dengan lebih baik, dan memastikan Anda menyelesaikan tugas-tugas tersebut terlebih dahulu. Kemudian, setelah Anda memakan katak Anda untuk hari itu, Anda dapat melanjutkan ke pekerjaan Anda yang lain.

5. Prinsip Pareto
Jika memakan kodok di pagi hari tidak terdengar menggugah selera, Anda mungkin lebih suka strategi manajemen waktu Pareto. Prinsip Pareto adalah kebalikan dari metode Eat the Frog—strategi ini mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas dengan cepat, sehingga Anda dapat merasa lebih berhasil dan termotivasi saat memulai hari.

Sering disebut sebagai “aturan 80/20”, prinsip Pareto memiliki satu aturan mendasar: Anda menghabiskan 20% waktu Anda untuk 80% pekerjaan Anda. Jika Anda dapat menyelesaikan 80% tugas tersebut dengan cepat, Anda memiliki waktu luang untuk menyelesaikan 20% pekerjaan yang akan menyita 80% waktu Anda.

6. Menyelesaikan Sesuatu (GTD)
Metode Getting Things Done ditemukan oleh David Allen pada awal tahun 2000-an. Menurut Allen, langkah pertama untuk menyelesaikan sesuatu adalah menuliskan semua yang perlu Anda lakukan. Dengan membebaskan kekuatan otak dan mengandalkan alat manajemen tugas , Anda dapat fokus untuk mengambil tindakan—dan tidak mengingat apa yang perlu Anda lakukan.

Untuk menggunakan metode GTD, catat semua pekerjaan mendatang di satu tempat. Setelah Anda menuliskan semua yang perlu dilakukan, sortir dan prioritaskan pekerjaan Anda. Misalnya, Anda mungkin memiliki pekerjaan yang tidak perlu dilakukan lagi (yang masuk ke “sampah”), pekerjaan yang ingin Anda lakukan nanti tetapi tidak sekarang (yang masuk ke proyek atau folder “nanti”), pekerjaan yang bergantung pada tugas lain, dan seterusnya. Alat tersebut akan mencatat semua detail—tugas Anda adalah mengambil tindakan terhadapnya. (mg-04/nano)